Hallo und herzlich willkommen in eurem Buch von mein event.
Als allererstes: Herzlichen Glückwunsch!
Ihr werdet heiraten und das muss gefeiert werden. Dafür habt ihr euch für uns als tatkräftige Unterstützung entschieden. Dies bedeutet, dass ihr uns nur mit allen wichtigen Informationen für eure Feier versorgen dürft und wir kümmern uns um alles Weitere. Ihr könnt euch also entspannt zurücklehnen und uns die Organisation überlassen.
Wir von mein event sind viele Köpfe aus den unterschiedlichen Einzeldisziplinen rund um eure Feier. Neben Erfahrung, Expertise, vollem Einsatz und dem Gespür für neue Herausforderungen vereint unser Team vor allem eines: Die Leidenschaft für unsere Arbeit. Bei vielen Veranstaltungen aller Art konnten wir Abläufe und Durchführung erproben, wodurch wir für jede Situation das nötige Know-How mitbringen, um euren ganz besonderen Tag perfekt zu gestalten.
Um euch einen roten Faden mit an die Hand zu geben, haben wir dieses Büchlein entwickelt. Am Ende der Kapitel weist euch ein Button darauf hin, eine sogenannte „Rückmeldung“ mit euren Informationen abzuschicken. So sammeln wir nach und nach alle wichtigen Punkte für eure Feier und setzen sie in der Detailabsprache gemeinsam zusammen. Dadurch gehen keine wichtigen Punkte verloren und wir bewegen uns im optimalen zeitlichen Rahmen. Solltet ihr einmal vergessen, uns die „Rückmeldung“ fristgerecht zu geben, erinnern wir euch selbstverständlich daran, damit keine Informationen fehlen.
Wir hoffen, dass euch unser Büchlein eine Orientierungshilfe ist und freuen uns über eure Anregungen und euer Feedback dazu. Da das mein event Buch immer weiter wächst, meldet euch gerne, falls Probleme auftreten, ihr Fragen oder Kritik habt.
Viel Spaß beim Gestalten und Befüllen! Wir freuen uns auf euch.
In den kommenden Wochen und Monaten werden wir immer wieder Rücksprachen halten und gemeinsam euer Event auf die Beine stellen. Hierzu haben wir uns ein paar Meilensteine überlegt, die bis zu einem bestimmten Datum erfüllt sein sollten. Neben den Meilensteinen mit Frist, die wir Rückmeldungen nennen, findet ihr auch ein paar rein informative, die euch zur Orientierung dienen sollen.
Um euch den Überblick zu erleichtern, findet ihr hier einen Zeitstrahl, der euch die Meilensteine noch einmal aufzeigt. Die schwarz hinterlegten Themen werden in den folgenden Kapiteln näher ausgeführt.
Am Ende eines jeden Kapitels findet ihr einen Link zu den Rückmeldungen. An dieser Stelle steht auch nochmals, wie viele Wochen vor der Veranstaltung wir die jeweilige Rückmeldung benötigen.
Sollten wir erst zu einem späteren Zeitpunkt in die Planung einsteigen, zu dem die ersten Rückmeldungsfristen schon verstrichen sind, ist das natürlich nicht schlimm. Lasst euch davon bitte nicht aus der Ruhe bringen und reicht die Rückmeldungen einfach nach. Der ideale Ablauf sieht wie folgt aus:
Acht Monate vor der Feier vereinbaren wir unser Kick Off Gespräch, das dazu dient, euch auf die kommenden Planungsschritte vorzubereiten, denn ab dann starten die Rückmeldungen für eure Feier. Wir klären also in unserem Gespräch bis dahin aufgekommene Fragen, nehmen gegebenenfalls erste Änderungswünsche am Auftrag vor und besprechen, welche Rückmeldung im Kommenden fällig werden.
Rund sechs Monate vor der Feier findet dann der Probeabend statt, bei dem ihr euch vor Ort mit eurer Projektleitung und der Küche austauschen könnt und auch die Betriebsleitung bereits kennenlernt. Bei der anschließenden Speisen- und Getränkeauswahl unterstützt euch noch eure Projektleitung, bevor sie für das Finetuning den Staffelstab an eure Betriebsleitung weitergibt. Sie plant mit euch dann alles zum Thema Dienstleister, Bestuhlung und Dekoration. Da sie an der Umsetzung dieser Themen vor Ort beteiligt ist, ist sie Profi auf diesem Gebiet.
Acht bis sechs Wochen vor der Feier trefft ihr euch noch einmal mit eurer Betriebsleitung zur Detailabsprache vor Ort. Diese wird gegebenenfalls von einer Veranstaltungsleitung begleitet, falls die Betriebsleitung nicht selbst eure Feier durchführt. Bei der Detailabsprache geht ihr alles noch einmal gemeinsam durch und tragt letzte Informationen zusammen. Die Detailabsprache ist nach unserem Erstgespräch der wichtigste gemeinsame Termin, denn hier sollte die Feinabstimmung mit der Betriebsleitung besprochen und abgeschlossen werden. Nach der Detailabsprache arbeitet ihr eng mit der Person zusammen, die euch auch am Tag der Feier begleitet.
Dann kann groß gefeiert werden!
Getränke-Übersicht
Nachdem nun auch für Unterhaltung gesorgt ist, geht es an die Raumaufteilung und euren ganz individuellen Bestuhlungsplan.
Um genau planen zu können, findet ihr in der Rückmeldung einen Bestuhlungsplan sowie die besten Stellplätze für Sonstiges (Candybar und Co.). Natürlich können wir die Raumaufteilung in der Detailabsprache nochmals justieren, denn viele Dinge & Aufbauten bedingen sich gegenseitig. Also plant getrost los und wir besprechen die Details bei Bedarf noch einmal gemeinsam vor Ort.
Gerne stellen wir euch auch einen Tisch für die Kids bereit. Auf diesem legen wir eine Papiertischdecke aus, damit die Kleinen sich austoben können.
Aufbau freie Trauung
Für eure freie Trauung stellen wir weiße Holzstühle in Reihenbestuhlung mit Mittelgang. Zu beiden Seiten des Mittelganges finden je fünf Personen Platz. Insgesamt sind zwischen den Weinreben maximal 80 Sitzplätze vorgesehen. Bei Gesellschaften über 80 Personen sehen wir zusätzlich Stehtische vor.
Als Altar sehen wir ein Weinfass vor.
Regenalternative
Sollte am Tag eurer Feier Regen gemeldet sein, haben wir selbstverständlich eine regensichere Variante in der Hinterhand. Diese besprechen wir spätestens bei der Detailabsprache. Endgültig entscheiden wir das einige Tage zuvor, in Rücksprache mit euch, sobald der Wetterbericht einigermaßen zuverlässig ist. So vermeiden wir kurzfristige Hektik und Stress am Tag der Feier selbst.
Bei Regen findet die freie Trauung in der Vinothek des Weinguts mit Blick nach draußen statt. Hierfür stellen wir ebenfalls eine Reihenbestuhlung mit Mittelgang. Es sind maximal 50 Sitzplätze möglich, hierfür greifen wir auf die Stühle der Vinothek zurück. Ergänzend planen wir Stehtische für die restlichen Gäste.
Der Empfang findet anschließend im hinteren Teil der Vinothek statt.
Damit eure Gäste euch auch in der Dekoration wiedererkennen, möchtet ihr diese mit Sicherheit genau nach euren Vorstellungen selbst gestalten und planen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und damit die Location genau so aussieht, wie ihr es euch wünscht, ist es für uns essenziell zu wissen, was ihr alles mitbringt.
Bitte habt im Hinterkopf, dass wir keine unbegrenzte Lagerkapazität für mitgebrachte Dekoration haben.
Damit ihr euch am Tag eurer Feier ganz auf euch konzentrieren könnt, planen wir eure Anlieferungen immer bereits an den Vortagen ein. Hierfür gibt es zwei Ausgangssituationen.
Situation eins: Am Vortag findet keine Veranstaltung statt. In diesem Fall treffen wir uns am Tag vor eurer Feier in der Location und ihr könnt selbst dekorieren. Dafür baut unser Team bereits alles auf, stellt euren Bestuhlungsplan und deckt die Tische ein und ihr kommt um 16:00 Uhr dazu, um eure Dekoration zu verteilen. Für das Dekorieren habt ihr dann zwei Stunden Zeit. Gern dürft ihr auch Helfer mitbringen.
Situation zwei: Am Vortag findet eine andere Veranstaltung statt. In diesem Fall treffen wir uns bereits zwei Tage vor eurer Feier zu einer Dekoübergabe. Dabei dekoriert ihr uns einen Beispieltisch, damit wir dann am Tag der Feier nach dem Aufbau für euch dekorieren können. Für das Dekorieren planen wir auch hier zwei Stunden Zeit ein. Bei größerem Aufwand bitten wir euch, Unterstützung in Form von Trauzeug:innen oder ähnlichem für uns einzuplanen.
Für die Dekoübergabe sprecht ihr bei der Detailabsprache eine Uhrzeit mit eurer Veranstaltungsleitung ab.
Solltet ihr einen Dekoservice über einen Dienstleister gebucht haben, stimmen wir die Anlieferung mit diesem über eine Rückmeldung ab.
Technische Ausstattung wie Fotobox und Co., die ihr mitbringt, müssen eigenständig von euch auf- und auch wieder rückgebaut werden.
Die Abholung nach der Feier findet dann am nächsten Werktag zur vereinbarten Uhrzeit statt. Eine eigenständige Abholung ist nicht möglich, da die Location außerhalb der Feiern verschlossen und von uns niemand vor Ort ist.
Wertgegenstände und Geldgeschenke bitten wir euch, direkt nachts im Anschluss an die Feier mitzunehmen.
Die Zeiten für Anlieferung und Abholung können selbstverständlich variieren und werden von euch gemeinsam mit eurer Veranstaltungsleitung bei der Detailabsprache festgelegt.
Tipps & Tricks
Das Herrichten und Dekorieren ist eine wundervolle Sache und macht eine Hochzeitslocation zu eurer Location. Folgende Tipps und Tricks möchten wir euch nach unseren Erfahrungswerten mit auf den Weg geben:
- Weniger ist manchmal mehr: Bitte denkt daran, dass auf euren Tischen neben der Dekoration auch der Tischwein, Wasserflaschen, eventuell Vorspeisengläschen oder Suppenterrinen Platz finden sollten. Außerdem brauchen eure Gäste genug Platz, um ihren Teller bequem abstellen zu können.
- Auch solltet ihr darauf achten, dass die Tischdeko maximal so hoch ist, dass eure Gäste ihr Gegenüber noch sehen können.
- Bei großen Dekoelementen oder Dekoration, die die Tische maßgeblich überschreitet, bedarf es eurer Unterstützung. Ein Dienstleister eignet sich hervorragend, um größere Dekoplanung und dann auch das Dekorieren zu übernehmen.
- Bitte bringt eure Dekoration in Behältnissen mit, in denen ihr sie auch wieder mitnehmen könnt. Unser Team packt nach der Veranstaltung alles zusammen und verstaut es sicher in unserem Lager.
- Kerzen und Teelichter bitte nur in dafür geeigneten, nicht brennbaren Gefäßen aufstellen. Wenn ihr Stabkerzen mitbringt, sorgt bitte auch für eine Unterlage die verhindert, dass Wachs auf die Tischdecken tropft. Stabkerzen müssen tropffrei sein.
- Falls ihr Platzteller für die Tische plant, gebt diese bitte früher ab als die restliche Deko, da diese vor dem Eindecken durch unser Aufbauteam aufgelegt werden müssen.
- Auf kleinteilige Streudekoration (Konfetti und Co.) bitten wir euch zu verzichten.
- Falls ihr noch Inspiration zur Farbgestaltung oder der Dekoration allgemein benötigt, schaut doch mal auf unserem Blog, auf Instagram oder bei unseren Dekopartnern vorbei.
- Solltet ihr eure Deko zuhause zum Testen schon einmal aufgebaut haben, freuen wir uns natürlich immer, wenn ihr uns ein Foto davon zusendet.
- Falls ihr die Stoffservietten nach einer bestimmten Falttechnik gefaltet haben möchtet, könnt ihr diese gern zur Mitte der Woche, in der eure Feier stattfindet, bei uns im Büro abholen und sie selbst falten. Hierfür vereinbaren wir dann einen Termin, damit die Servietten für die Abholung bereitstehen.
Hier seht ihr einmal die verschiedenen Möglichkeiten, wie die Tische eingedeckt sein können:
Voll eingedeckt ohne Suppenschale
Voll eingedeckt mit Suppenschale
Voll eingedeckt mit Brotteller
Voll eingedeckt mit Vorspeisenteller
Eingedeckt für Kaffee & Kuchen
Eingedeckt mit Gläsertrauben (für Mischbestuhlung & Speisenstationen)
Eure Feier rückt immer näher und nun geht es an den Feinschliff. Einen Monat vor der Veranstaltung sollten alle Punkte geklärt sein. Hierzu treffen wir uns 8 – 6 Wochen vor der Veranstaltung noch einmal zu einer finalen Detailabsprache. In dieser gehen wir die gesamte Veranstaltung noch einmal von A bis Z durch und klären letzte Fragen und offene Punkte mit euch.
Die Detailabsprache stellt nach dem Erstgespräch den wichtigsten unserer Termine dar. Wir besprechen letzte offene Fragen und klären die Feinheiten für eure Feier. Geht also vor dem Termin schon einmal alles durch und macht euch Gedanken, was für euch noch wichtig ist.
Nachdem wir nun alle wichtigen Komponenten für euren ganz besonderen Tag zusammengetragen haben, geht es um die zeitliche Einordnung. Um wie viel Uhr soll die Feier beginnen, wann ist welcher Programmpunkt geplant?
Um euch die Planung an dieser Stelle so einfach wie möglich zu machen, möchten wir euch einige Orientierungspunkte mit an die Hand geben. Diese findet ihr im Folgenden.
Bitte beachtet, dass eine Anpassung der Veranstaltungsdauer immer nur nach Rücksprache mit uns möglich ist, da wir die Umsetzbarkeit bezüglich Aufbau und Personalplanung prüfen müssen. Solltet ihr also Beginn oder Endzeitpunkt anpassen wollen, meldet euch bitte bei eurer Betriebsleitung.
Wie auch im Auftrag unter „bitte beachten“ bereits erwähnt, können wir einen schönen und entspannten Start in euren ganz besonderen Tag nur gewährleisten, wenn eure Gesellschaft erst zum vereinbarten Zeitpunkt in der Location ankommt. Für uns ist die Zeit direkt vor eurer Feier essenziell, um letzte Vorbereitungen zu treffen und Details auszuarbeiten. Berücksichtigt deshalb bitte die vereinbarte Uhrzeit und kommuniziert diese auch an eure Gäste, damit wir euch mit einem kühlen Drink und unserer vollen Aufmerksamkeit willkommen heißen können.
Ein großer und wichtiger Punkt eurer Feier ist das Essen. Damit die Garpunkte perfekt getroffen werden, ist für die Küche ein pünktliches Eröffnen des Buffets unerlässlich für ein optimales Speisenerlebnis. Eine kurzfristige Änderung des Speisenbeginns ist nicht möglich.
Eine kurzfristige Anpassung der Endzeit ist am Tag der Feier selbst nicht mehr möglich. Falls ihr den Zeitplan für eure Feier nochmals anpassen möchtet, dürft ihr uns dies spätestens gemeinsam mit der finalen Personenanzahl 14 Tage vor der Feier mitteilen. Ab dann werden unsere Personalpläne fixiert und nachträglich können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. So möchten wir sicherstellen, dass auch unser Team seine Arbeitszeit gut planen kann und nicht kurzfristig am Tag selbst mit einer Änderung der abgesprochenen Arbeitszeit konfrontiert wird.
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